# Cómo hacer el presupuesto de un proyecto: lo básico

> Enumera lo que necesita el proyecto, estima cada partida, fija un techo, guarda una reserva y sigue lo pedido y lo pagado. Un ejemplo con aritmética real.

Source: https://priortasks.com/es/guides/project-budget-basics/
Last updated: 2026-11-05

Un presupuesto de proyecto responde a tres preguntas: cuánto costará esto, cuánto está ya gastado o comprometido, y si nos pasamos. Para responderlas necesitas una lista de todo lo que el proyecto tiene que comprar, una estimación de cada partida, un techo que no quieres superar y un registro de en qué punto está cada compra.

## El método en pocas líneas

1. Enumera cada elemento que necesita el proyecto, y agrúpalos por categoría.
2. Estima cada uno como cantidad por precio unitario.
3. Fija un techo: lo máximo que puedes gastar.
4. Añade una línea de reserva para lo que no puedes prever.
5. Sigue en qué punto está cada elemento: por comprar, pedido, recibido o pagado.
6. Sustituye cada estimación por el coste real en cuanto lo conozcas.
7. Compara el coste previsto con el techo en momentos fijos, y decide qué hacer cuando no cabe.

## Por qué funciona

Un presupuesto suele fallar de dos maneras: faltan partidas, y las cifras de las que sí están son optimistas. La falacia de la planificación es el nombre de ese optimismo. [Kahneman y Tversky la acuñaron en 1979](https://spsp.org/news-center/blog/buehler-planning-fallacy), y Buehler, Griffin y Ross mostraron en 1994 que la gente subestima el tiempo que tardará en terminar sus propias tareas. El remedio habitual es la perspectiva externa: mirar el historial en lugar de los detalles de este proyecto. ¿Cuánto costaron proyectos parecidos, y con qué frecuencia cambió el presupuesto?

Tres hábitos convierten eso en un presupuesto.

- **Una lista completa.** Cada partida que falta es una sorpresa más tarde. Los envíos, las tasas, las piezas pequeñas y la entrega son las habituales.
- **Dos cifras por línea.** Una estimación antes de saber, y el coste real cuando lo sabes. Un presupuesto que mezcla ambas sin decirlo no puede decirte lo fiable que es.
- **Una reserva.** Los gestores de proyectos la llaman contingencia: dinero apartado para los costes que todavía no puedes nombrar. Cuanto menos sabes del trabajo, más espacio necesita. La reserva es una línea visible, así que gastarla es una decisión y no una deriva.

## Qué registrar

Hay cuatro importes, y responden a preguntas distintas.

| Importe | Pregunta que responde |
| --- | --- |
| Pagado | ¿Qué ha salido de mi cuenta? |
| Pedido | ¿A qué me he comprometido que aún no he pagado? |
| Por comprar | ¿Cuánto voy a gastar todavía? |
| Coste previsto | Los tres anteriores juntos, usando el coste real cuando se conoce |

El techo menos el coste previsto es lo que queda. Mirar solo lo pagado oculta la parte que importa: un pedido ya hecho es dinero comprometido.

## Un ejemplo trabajado

Organizas un taller de un día para 20 personas, y puedes gastar 1.200 €. Tu primera lista tiene este aspecto, con una línea de reserva de 100 €.

| Partida | Cantidad × precio unitario | Estado | Cuenta como |
| --- | --- | --- | --- |
| Alquiler de la sala | 1 × 450 € | Pedido | 520 € (el presupuesto) |
| Comida y café | 20 × 14 € | Pedido | 280 € |
| Folletos impresos | 20 × 3,50 € | Por comprar | 70 € |
| Billetes de tren | 2 × 65 € | Pagado | 138 € (el precio real) |
| Acreditaciones | 20 × 1,20 € | Por comprar | 24 € |
| Contingencia | 1 × 100 € | Por comprar | 100 € |

Antes del presupuesto, el coste previsto era de 1.054 €, lo que dejaba 146 €. Cuando el presupuesto de la sala llegó a 520 € y los billetes costaron 138 €, el panorama cambió:

- Pagado: 138 €
- Pedido: 520 € + 280 € = 800 €
- Por comprar: 70 € + 24 € + 100 € = 194 €
- Coste previsto: 1.132 €
- Queda de 1.200 €: 68 €

Nadie gastó más de lo previsto, y aun así el margen pasó de 146 € a 68 € porque dos estimaciones eran erróneas. Ese es el sentido del seguimiento: el problema aparece ahora, con 194 € todavía por comprar, y no el día del taller.

## Cómo hacerlo, paso a paso

1. **Escribe el alcance.** ¿Qué tiene que entregar el proyecto, y qué queda fuera? No puedes enumerar lo que no has definido.
2. **Enumera los elementos.** Recorre los pasos del proyecto y pregúntate, en cada uno, qué hay que comprar. Añade categorías según avances.
3. **Consigue precios reales para las partidas grandes primero.** Un presupuesto vale más que cinco suposiciones. Para las pequeñas, una estimación redondeada basta.
4. **Fija el techo.** Si no tienes un límite, el presupuesto solo puede informar, nunca avisar.
5. **Añade la reserva.** Ponla como una línea, para que forme parte del total.
6. **Actualiza el estado cuando cambie.** Cuando pidas, márcalo. Cuando pagues, introduce el coste real.
7. **Revisa en momentos fijos.** Cada semana en un proyecto corto. Si el coste previsto supera el techo, decide: recortar una partida, buscar una fuente más barata, pedir más o aceptar un alcance menor.

## Errores que conviene evitar

- **Dejar fuera las partidas pequeñas.** Cincuenta costes pequeños suman uno grande.
- **Contar solo lo pagado.** Los pedidos son compromisos. Regístralos.
- **No tener techo.** Sin límite no hay señal de que te pasas.
- **Gastar la reserva sin darte cuenta.** Pasa la reserva a líneas reales cuando la uses, para que se reduzca a la vista.
- **Mezclar impuestos.** Decide una vez si los precios incluyen IVA o impuesto sobre ventas, y mantenlo en todas las líneas.
- **No actualizar nunca las estimaciones.** Un presupuesto que sigue mostrando las primeras suposiciones cuando llegan los presupuestos es un deseo.
- **Varias monedas en una lista.** Un presupuesto de Prior tiene una sola moneda. Convierte antes de escribir.
- **Estimar al céntimo.** Una cifra redondeada que sustituyes por el coste real es más honesta que una estimación precisa.

## En Prior

Cada proyecto tiene una pestaña **Presupuesto**. Se diseñó para esta lista: lo que el proyecto tiene que comprar, cuánto debería costar cada cosa, cuánto costó de verdad y en qué punto está cada compra.

- **Añade** una línea con un nombre, una cantidad y un precio unitario, y luego pulsa <kbd>Enter</kbd>. Haz clic en una línea para añadir el **Coste real**, una **Categoría**, un **Proveedor**, un **Enlace** al presupuesto y una **Tarea** del proyecto.
- **Haz clic en el estado** de una línea para pasarla de **Por comprar** a **Pedido**, **Recibido** y **Pagado**, y de vuelta a **Por comprar**.
- El resumen muestra el **Coste previsto**, el límite (“de 1.200 € · quedan 68 €”, o el exceso en rojo) y una barra dividida en pagado, pedido y todavía por comprar.
- **Definir un presupuesto** fija el límite. En los ajustes también eliges la moneda: EUR, USD, GBP, CHF, CAD o AUD.
- **Pegar una lista** lee filas de una hoja de cálculo o de una lista de la compra, y muestra una vista previa antes de añadir nada. **Exportar CSV** te da un archivo que Excel abre directamente.
- Prior cuenta el coste real en cuanto introduces uno, sea cual sea el estado de la línea. No separa impuestos: los importes son los que escribes.
- Los lectores de un proyecto compartido ven el presupuesto en solo lectura. Un presupuesto admite hasta 500 líneas.

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> Con Pro, **Leer con Prior AI** lee presupuestos, facturas y recibos que pegas. Todo lo demás de la pestaña Presupuesto no necesita un plan de pago.

Tu asistente también puede ayudar: Prior AI puede añadir y editar líneas de presupuesto como una tarjeta de revisión que confirmas, y Claude o ChatGPT pueden leer y actualizar un presupuesto a través de [MCP](https://priortasks.com/es/guides/manage-tasks-from-claude-and-chatgpt/). La pestaña Presupuesto se explica en [Presupuesto de proyecto](https://priortasks.com/es/docs/projects/project-budget/), y [Crear un proyecto](https://priortasks.com/es/docs/projects/create-a-project/) muestra cómo empezar uno. Cada línea puede enlazar con una tarea del proyecto: mira [Crear una tarea](https://priortasks.com/es/docs/tasks/create-a-task/).