# Getting Things Done: um guia simples do método de David Allen

> O GTD tira tudo o que você precisa fazer da cabeça e leva para um sistema em que você confia, em cinco passos. O que é, como começar, erros comuns e onde encaixa.

Source: https://priortasks.com/pt/guides/getting-things-done/
Last updated: 2026-11-05

Getting Things Done, geralmente chamado de GTD, é um método para tirar da cabeça tudo o que você precisa fazer e colocar em um sistema em que você confia, para decidir o que fazer em seguida sem carregar tudo na memória. David Allen lançou o método em 2001, no livro *Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity*, e revisou o livro em 2015.

## Os cinco passos

O [site oficial do GTD](https://gettingthingsdone.com/fivesteps/) descreve o método em cinco passos.

1. **Capturar.** Reúna tudo o que tem a sua atenção, de tarefas e pedidos a ideias e preocupações, em poucos lugares em que você confia.
2. **Esclarecer.** Pegue cada item e decida o que ele é. Se você não pode agir sobre ele, jogue fora, arquive como referência ou deixe para depois. Se você pode, decida a próxima ação física concreta. Se essa ação leva menos de dois minutos, faça já: Allen chama isso de regra dos dois minutos. Se o resultado exige mais de uma ação, é um projeto, e você mantém o projeto e a sua próxima ação.
3. **Organizar.** Coloque cada lembrete onde você vai vê-lo no momento certo. Na proposta de Allen, isso significa um calendário para o que está ligado a um dia ou horário, uma lista de próximas ações, uma lista de projetos, uma lista de “aguardando” para o que outras pessoas devem a você, e uma lista de “algum dia/talvez” para ideias em que você ainda não se comprometeu.
4. **Refletir.** Olhe as suas listas com regularidade. Um olhar rápido todo dia, e uma [revisão semanal](https://priortasks.com/pt/guides/weekly-review/) mais longa para manter o sistema inteiro atualizado.
5. **Agir.** Escolha o que fazer a partir das listas. Allen sugere quatro perguntas: onde estou, quanto tempo tenho, quanta energia tenho e o que mais importa.

## Por que funciona

Tarefas inacabadas tendem a ficar na cabeça. Em um conjunto de estudos publicado em 2011, E. J. Masicampo e Roy Baumeister constataram que metas não cumpridas continuavam invadindo o pensamento das pessoas, e que escrever um plano específico para elas eliminava essa invasão, mesmo sem as metas estarem concluídas (*Journal of Personality and Social Psychology*). Essa é a lógica por trás de capturar e esclarecer: uma vez que o próximo passo está escrito, a mente pode soltar o item.

Uma próxima ação concreta também tem um custo de início menor do que um projeto vago. “Site” é uma preocupação. “Mandar e-mail para o Sam pedindo os arquivos da logo” é algo que você pode fazer em um minuto.

Há pouca pesquisa sobre o GTD como um todo. O argumento se apoia em achados como este e nas muitas pessoas que usam o método.

## Como começar

1. **Esvazie a cabeça.** Marque 30 minutos no cronômetro e escreva tudo o que está na sua mente, um item por linha. Ainda não organize.
2. **Processe a lista de cima para baixo.** Pegue um item por vez e nunca o devolva à lista. Pergunte se ele pode virar uma ação, e depois decida como no passo 2 acima.
3. **Monte as listas.** Próximas ações, projetos, aguardando, algum dia/talvez, e o seu calendário para o que tem data.
4. **Revise uma vez por semana.** Reserve um horário e mantenha.
5. **Escolha entre as listas.** Escolha conforme onde você está, o tempo que tem, a sua energia e o que mais importa.

Veja o que acontece com cinco itens brutos:

| Item bruto | O que você decide |
| --- | --- |
| “Site” | Um projeto: “Lançar meu site de portfólio”. Próxima ação: “Escrever o parágrafo Sobre”. |
| “O Sam ainda não enviou a logo” | Aguardando: “Logo do Sam, pedida na segunda”. Olhe de novo na sexta. |
| “Aniversário da mãe, dia 18” | No calendário, com a próxima ação “Encomendar flores” nesta semana. |
| “Aprender violão” | Algum dia/talvez. |
| “Responder ao senhorio” | Leva dois minutos: faça agora. |

## Erros a evitar

- **Tratar a caixa de entrada como uma lista.** Processar significa decidir. Um item que volta para a caixa de entrada não foi processado.
- **Escrever projetos como próximas ações.** “Impostos” é um projeto. “Encontrar o aviso do imposto do ano passado” é uma ação.
- **Deixar a revisão ficar para trás.** O sistema só vale a confiança que você tem nele, e essa confiança depende de revisá-lo.
- **Colocar intenções vagas no calendário.** Use-o para coisas que de fato acontecem em um dia ou horário, ou você vai deixar de acreditar nele.
- **Montar o sistema perfeito.** Mais listas e etiquetas não ajudam se o seu tempo vai todo em cuidar delas.

## Quando não é a ferramenta certa

- **Quando você tem poucos compromissos.** Uma lista curta basta.
- **Para trabalho compartilhado com uma equipe.** O GTD é pessoal. O trabalho compartilhado precisa de um quadro compartilhado.
- **Quando o seu problema é escolher entre objetivos.** O GTD organiza o trabalho, mas não diz o que merece esse trabalho. Combine-o com a [matriz de Eisenhower](https://priortasks.com/pt/guides/eisenhower-matrix/).
- **Quando o custo de manter o sistema é justamente o que você evita.** Um método mais leve dura mais.

## No Prior

O Prior não segue o GTD à risca. Os passos se encaixam assim.

| GTD | No Prior |
| --- | --- |
| Capturar | O campo de adição rápida em Hoje, <kbd>N</kbd> em qualquer página, o atalho global no computador (<kbd>Cmd</kbd> <kbd>Shift</kbd> <kbd>Space</kbd> ou <kbd>Ctrl</kbd> <kbd>Shift</kbd> <kbd>Space</kbd>, por padrão) e o widget do Android. |
| Esclarecer | Escreva o título como uma ação, dê uma prioridade e acrescente um prazo só para prazos reais. Adicione um projeto, itens da checklist ou subtarefas. |
| Organizar | Áreas e Projetos. Estados: **A fazer**, **Em espera** e **Backlog**. O Calendário para o que está ligado a um horário. |
| Refletir | A revisão semanal e o encerramento do dia. |
| Agir | Hoje, o temporizador de foco e Prioridades. |

Alguns detalhes:

- **Não há uma caixa de entrada de tarefas separada.** Uma tarefa que você adiciona começa como próxima ação (o menu de estados a chama de **A fazer**). O estado **Caixa de entrada** é para as tarefas que você ainda não esclareceu: ele aparece como um grupo próprio em **Todas as tarefas**, e um pensamento que você deixa para depois na página Foco cai ali. A **Entrada** da barra lateral é o seu e-mail, não uma lista de tarefas.
- **Aguardando** é o estado **Em espera**. A página **Em espera** lista o que outras pessoas devem a você e há quanto tempo. **Cobrar** marca uma data para daqui a 2 dias, para a próxima semana ou para um dia que você escolher, ou copia uma mensagem de lembrete pronta. **Recebido** encerra o item.
- **Algum dia/talvez** é o **Backlog**. Na revisão semanal, **Um dia** limpa as datas de uma tarefa e a deixa guardada ali.
- **Projetos precisam de uma próxima ação.** A revisão semanal lista os projetos ativos ou planejados que não têm nenhuma tarefa aberta que você possa começar, e deixa você acrescentar uma na hora.
- **Não há listas de contexto**, como “no computador”. A visão Kanban de **Todas as tarefas** pode agrupar por projeto, prioridade ou prazo.
- **Revisão.** Pressione <kbd>Cmd</kbd> <kbd>K</kbd> ou <kbd>Ctrl</kbd> <kbd>K</kbd> e escolha **Revisão semanal**, ou espere o cartão em Hoje na sexta à tarde.

Veja [Estados e caixa de entrada](https://priortasks.com/pt/docs/tasks/statuses-and-inbox/) para o funcionamento dos estados, [Captura rápida](https://priortasks.com/pt/docs/tasks/quick-capture/) para as formas de capturar, e [Revisão semanal](https://priortasks.com/pt/docs/planning/weekly-review/) para a revisão.