# Como fazer o orçamento de um projeto: o básico

> Liste o que o projeto precisa, estime cada item, defina um limite, mantenha uma reserva e acompanhe o que foi encomendado e pago. Um exemplo com contas reais.

Source: https://priortasks.com/pt/guides/project-budget-basics/
Last updated: 2026-11-05

Um orçamento de projeto responde a três perguntas: quanto isso vai custar, quanto já está gasto ou prometido, e estamos acima do limite? Para responder, você precisa de uma lista de tudo o que o projeto tem de comprar, uma estimativa para cada item, um limite que não quer ultrapassar e um registro de onde está cada compra.

## O método em poucas linhas

1. Liste cada item que o projeto precisa, e agrupe os itens por categoria.
2. Estime cada um como quantidade vezes preço unitário.
3. Defina um limite: o máximo que você pode gastar.
4. Acrescente uma linha de reserva para o que você não consegue prever.
5. Acompanhe a situação de cada item: a comprar, encomendado, recebido, pago.
6. Troque cada estimativa pelo custo real assim que você souber.
7. Compare o total previsto com o limite em horários fixos, e decida o que fazer quando não couber.

## Por que funciona

Um orçamento costuma dar errado de duas maneiras: faltam itens, e os valores dos itens da lista são otimistas. A falácia do planejamento é o nome desse otimismo. [Kahneman e Tversky a batizaram em 1979](https://spsp.org/news-center/blog/buehler-planning-fallacy), e Buehler, Griffin e Ross mostraram em 1994 que as pessoas subestimam o próprio tempo de conclusão. O remédio habitual é a visão de fora: olhar o histórico, em vez dos detalhes deste projeto. Quanto custaram projetos parecidos, e com que frequência o orçamento mudou?

Três hábitos transformam isso em um orçamento.

- **Uma lista completa.** Cada item esquecido é uma surpresa depois. Frete, taxas, pequenas peças e entrega são os mais comuns.
- **Dois números por linha.** Uma estimativa antes de você saber, e o custo real quando você souber. Um orçamento que mistura os dois sem dizer não consegue informar quão confiável ele é.
- **Uma reserva.** Gerentes de projeto chamam isso de contingência: dinheiro separado para custos que você ainda não consegue nomear. Quanto menos você conhece o trabalho, mais espaço ele precisa. A reserva é uma linha que você enxerga, então gastá-la é uma decisão, e não um desvio.

## O que acompanhar

São quatro valores, e cada um responde a uma pergunta diferente.

| Valor | Pergunta que responde |
| --- | --- |
| Pago | O que já saiu da minha conta? |
| Encomendado | Com o que me comprometi e ainda não paguei? |
| Por comprar | O que ainda vou gastar? |
| Custo previsto | Os três acima somados, usando o custo real onde ele é conhecido |

O limite menos o custo previsto é o que sobra. Olhar só para o que já foi pago esconde a parte que importa: um pedido já feito é dinheiro comprometido.

## Um exemplo trabalhado

Você organiza uma oficina de um dia para 20 pessoas, e pode gastar €1.200. A sua primeira lista fica assim, com uma linha de reserva de €100.

| Item | Quantidade × preço unitário | Estado | Considerado |
| --- | --- | --- | --- |
| Aluguel da sala | 1 × €450 | Encomendado | €520 (o orçamento) |
| Almoço e café | 20 × €14 | Encomendado | €280 |
| Apostilas impressas | 20 × €3,50 | Por comprar | €70 |
| Passagens de trem | 2 × €65 | Pago | €138 (o preço real) |
| Crachás | 20 × €1,20 | Por comprar | €24 |
| Reserva para imprevistos | 1 × €100 | Por comprar | €100 |

Antes do orçamento da sala, o total previsto era €1.054, o que deixava €146. Depois que o orçamento da sala chegou a €520 e as passagens custaram €138, o quadro mudou:

- Pago: €138
- Encomendado: €520 + €280 = €800
- Por comprar: €70 + €24 + €100 = €194
- Custo previsto: €1.132
- Restante de €1.200: €68

Nada foi gasto além do plano, e mesmo assim a folga caiu de €146 para €68, porque duas estimativas estavam erradas. É isso que o acompanhamento serve para: o problema aparece agora, com €194 ainda por comprar, e não no dia em que a conta chega.

## Como fazer, passo a passo

1. **Escreva o escopo.** O que o projeto precisa entregar, e o que fica fora? Você não consegue listar o que não definiu.
2. **Liste os itens.** Percorra as etapas do projeto e pergunte, em cada uma, o que precisa ser comprado. Acrescente categorias conforme avança.
3. **Consiga preços reais para os itens grandes primeiro.** Um orçamento vale mais do que cinco palpites. Para os pequenos, uma estimativa arredondada basta.
4. **Defina o limite.** Sem um teto, o orçamento só consegue informar, e nunca alertar.
5. **Acrescente a reserva.** Coloque-a como uma linha, para que faça parte do total.
6. **Atualize a situação quando ela mudar.** Ao encomendar, marque. Ao pagar, informe o custo real.
7. **Revise em horários fixos.** Toda semana, em um projeto curto. Se o custo previsto passar do limite, escolha: cortar um item, achar uma fonte mais barata, pedir mais verba ou aceitar um escopo menor.

## Erros a evitar

- **Deixar de fora os itens pequenos.** Cinquenta custos pequenos somam um custo grande.
- **Contar só o que já foi pago.** Pedidos são compromissos. Acompanhe-os.
- **Não ter limite.** Sem um teto, não há sinal de que você passou do ponto.
- **Gastar a reserva sem perceber.** Quando usar a reserva, transfira o valor para as linhas reais, para que ela diminua à vista.
- **Misturar impostos.** Decida uma vez se os preços incluem impostos, e mantenha isso em todas as linhas.
- **Nunca atualizar as estimativas.** Um orçamento que ainda mostra os primeiros palpites depois que as cotações chegaram é um desejo.
- **Várias moedas em uma só lista.** O orçamento do Prior tem uma moeda. Converta antes de digitar.
- **Estimar até o centavo.** Um número arredondado, que você troca pelo custo real, é mais honesto do que um palpite preciso.

## No Prior

Todo projeto tem uma aba **Orçamento**. Ela foi feita para exatamente essa lista: o que o projeto precisa comprar, quanto cada item deveria custar, quanto custou de fato e onde está cada compra.

- **Adicionar** uma linha com nome, quantidade e preço unitário, e depois pressione <kbd>Enter</kbd>. Clique em uma linha para acrescentar o **Custo real**, a **Categoria**, o **Fornecedor**, uma **Link** para o orçamento e uma **Tarefa** do projeto.
- **Clique no estado** de uma linha para passar de **A comprar** para **Encomendado**, **Recebido** ou **Pago**, e de volta para **A comprar**.
- O resumo mostra o **Custo previsto**, o limite (“de €1.200 · €68 restantes”, ou o valor acima do limite, em vermelho) e uma barra dividida entre o pago, o encomendado e o que ainda falta comprar.
- **Definir um orçamento** define o limite. Nas configurações, você também escolhe a moeda: EUR, USD, GBP, CHF, CAD ou AUD.
- **Colar uma lista** lê linhas de uma planilha ou de uma lista de compras e mostra uma prévia antes de adicionar qualquer coisa. **Exportar CSV** gera um arquivo que o Excel abre direto.
- O Prior considera o custo real assim que você o informa, seja qual for o estado da linha. Ele não separa impostos: os valores são exatamente o que você digita.
- Quem vê um projeto compartilhado tem o orçamento só para leitura. Um orçamento comporta no máximo 500 linhas.

> [!pro]
> Com o Pro, **Ler com Prior AI** lê orçamentos, faturas e recibos que você colar. Todo o resto da aba Orçamento não exige plano pago.

O assistente também pode ajudar: o assistente do Prior AI pode acrescentar e editar linhas do orçamento como um cartão de revisão que você confirma, e o Claude ou o ChatGPT podem ler e atualizar um orçamento pelo [MCP](https://priortasks.com/pt/guides/manage-tasks-from-claude-and-chatgpt/). A aba Orçamento é explicada em [Orçamento do projeto](https://priortasks.com/pt/docs/projects/project-budget/), e [Criar um projeto](https://priortasks.com/pt/docs/projects/create-a-project/) mostra como começar. Cada linha pode se ligar a uma tarefa do projeto: veja [Criar uma tarefa](https://priortasks.com/pt/docs/tasks/create-a-task/).