Getting Things Done: guía sencilla del método de David Allen

GTD saca de tu cabeza lo que tienes que hacer y lo lleva a un sistema en el que confías, en cinco pasos. Qué es, cómo empezar y los errores habituales.

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Getting Things Done, normalmente llamado GTD, es un método para sacar de tu cabeza todo lo que tienes que hacer y llevarlo a un sistema en el que confíes, de modo que puedas decidir qué hacer a continuación sin cargar con todo en la mente. David Allen lo publicó en 2001 en Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity y revisó el libro en 2015.

#Los cinco pasos

La web oficial de GTD describe el método en cinco pasos.

1. Capturar. Recoge todo lo que ocupa tu atención, desde tareas y peticiones hasta ideas y preocupaciones, en unos pocos lugares en los que confíes.
2. Aclarar. Coge cada elemento y decide qué es. Si no puedes actuar sobre él, tíralo, archívalo como referencia o aparcalo para más tarde. Si puedes, decide la siguiente acción física concreta. Si esa acción dura menos de dos minutos, hazla ahora: Allen lo llama la regla de los dos minutos. Si el resultado necesita más de una acción, es un proyecto, y conservas el proyecto y su siguiente acción.
3. Organizar. Pon cada recordatorio donde lo veas en el momento adecuado. En el sistema de Allen, eso significa un calendario para lo que depende de un día o una hora, una lista de próximas acciones, una lista de proyectos, una lista de “en espera” para lo que otros te deben, y una lista de “algún día/quizá” para las ideas a las que no te comprometes.
4. Reflexionar. Repasa tus listas con regularidad. Un vistazo corto cada día, y una revisión semanal más larga para mantener todo el sistema al día.
5. Actuar. Elige qué hacer a partir de las listas. Allen propone cuatro preguntas: dónde estoy, cuánto tiempo tengo, cuánta energía tengo y qué importa más.

#Por qué funciona

Las tareas sin terminar tienden a quedarse en la mente. En una serie de estudios publicados en 2011, E. J. Masicampo y Roy Baumeister hallaron que las metas no cumplidas seguían interrumpiendo el pensamiento de las personas, y que escribir un plan concreto para ellas eliminaba esa interrupción, aunque las metas aún no estuvieran cumplidas (Journal of Personality and Social Psychology). Esa es la lógica de capturar y aclarar: una vez escrito el siguiente paso, la mente puede soltar el asunto.

Una siguiente acción concreta también tiene un coste de arranque menor que un proyecto vago. “Web” es una preocupación. “Escribir a Sam para pedirle los archivos del logotipo” es algo que puedes hacer en un minuto.

Hay poca investigación sobre GTD como conjunto. El caso se apoya en hallazgos como este y en la gente que lo usa.

#Cómo empezar

Esto es lo que pasa con cinco elementos en bruto:

#Errores que conviene evitar

• Tratar la bandeja de entrada como una lista. Procesar significa decidir. Un elemento que vuelve a la bandeja de entrada no ha sido procesado.
• Escribir proyectos como si fueran acciones. “Impuestos” es un proyecto. “Buscar la notificación de impuestos del año pasado” es una acción.
• Dejar que se pierda la revisión. El sistema solo vale lo que valga tu confianza en él, y esa confianza depende de revisarlo.
• Poner intenciones blandas en el calendario. Reserva el calendario para lo que ocurre de verdad en un día o a una hora, o dejarás de creerlo.
• Construir el sistema perfecto. Más listas y etiquetas no ayudan si pasas el tiempo cuidándolas.

#Cuándo no es la herramienta adecuada

• Cuando tienes pocos compromisos. Una lista corta basta.
• Para trabajo compartido con un equipo. GTD es personal. El trabajo compartido necesita un tablero compartido.
• Cuando tu problema es elegir entre metas. GTD organiza el trabajo, pero no dice qué lo merece. Combínalo con la matriz de Eisenhower.
• Cuando lo que evitas es la propia organización. Un método más ligero sobrevivirá más tiempo.

#En Prior

Prior no sigue GTD al pie de la letra. Los pasos se corresponden así.

Algunos detalles:

• No hay una bandeja de entrada de tareas aparte. Una tarea que añades empieza como una siguiente acción (el menú de estado la llama Por hacer). El estado Bandeja de entrada es para las tareas que aún no has aclarado: aparece como su propio grupo en Todas las tareas, y un pensamiento que aparcas desde la página Focus cae ahí. La entrada Bandeja de entrada de la barra lateral es tu correo, no una lista de tareas.
• Lo que esperas es el estado En espera. La página En espera enumera lo que otros te deben y desde cuándo. Seguimiento pone una fecha dentro de 2 días, la semana siguiente o un día que elijas, o copia un mensaje de recordatorio preparado. Recibido cierra el elemento.
• Algún día/quizá equivale a Pendientes. En la revisión semanal, Algún día borra las fechas de una tarea y la aparca allí.
• Los proyectos necesitan una siguiente acción. La revisión semanal enumera los proyectos activos o planificados que no tienen ninguna tarea abierta que puedas empezar, y te deja añadir una en el momento.
• No hay listas de contexto como “en el ordenador”. La vista Kanban de Todas las tareas puede agrupar por proyecto, prioridad o fecha de vencimiento.
• Revisión. Pulsa Cmd K o Ctrl K y elige Revisión semanal, o espera a la tarjeta de Hoy el viernes por la tarde.

Consulta Estados y bandeja de entrada para ver cómo se comportan los estados, Captura rápida para las opciones de captura, y Revisión semanal para la revisión.