Time blocking: cómo planificar tu día en bloques de tiempo

Asigna a cada tarea un hueco en el calendario en lugar de una línea en una lista. Cómo funciona, por qué ayuda, cómo organizar un día y cuándo no usarlo.

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Time blocking consiste en dar a cada tarea un hueco en tu calendario, con un inicio y un fin, en lugar de dejarla en una lista. Una lista de tareas dice lo que quieres hacer. Un día en bloques de tiempo dice cuándo, y muestra de un vistazo si cabe.

#De dónde viene

Cal Newport, profesor de informática y autor de Deep Work (2016), popularizó la rutina. En una entrada de su blog de diciembre de 2013 describe cómo planifica cada minuto de la jornada laboral en una sola hoja de papel. Cada tarde escribe el día siguiente en bloques, con una tarea con nombre en cada uno, y deja espacio al lado de cada bloque para corregirlo cuando el día no sale como estaba previsto. Más tarde publicó un planificador de papel basado en la idea, The Time-Block Planner.

#Por qué funciona

Hay poca investigación que pruebe el time blocking con ese nombre. El argumento se apoya en tres hallazgos sobre la planificación y la atención.

Una lista oculta el tamaño de tu día. La gente subestima cuánto tardan sus propias tareas. En un estudio de 1994 de Roger Buehler, Dale Griffin y Michael Ross (Journal of Personality and Social Psychology), 37 estudiantes de psicología predijeron que su tesis de fin de carrera tardaría 33,9 días de media. Tardó 55,5 días, y alrededor del 30 % terminó en la fecha prevista. Daniel Kahneman y Amos Tversky lo llamaron la falacia de la planificación. Un bloque pone tu estimación junto a tus reuniones y tu comida, donde las horas son visibles y limitadas.

Una hora convierte una intención en un plan. El metanálisis de 2006 de Peter Gollwitzer y Paschal Sheeran, con 94 pruebas, halló que los planes que dicen cuándo y dónde actuarás ayudaban a las personas a alcanzar sus metas más que fijar solo la meta, en la mayoría de las comparaciones (d = 0,65, un efecto de medio a grande). Un bloque no es exactamente el plan “si-entonces” que estudiaron, pero corrige lo mismo: el martes a las 10:00, escribes la propuesta.

Cambiar de tarea cuesta atención. En dos experimentos, Sophie Leroy (Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009) halló que las personas que pasaban a una nueva tarea sin terminar la anterior seguían pensando en ella y rendían peor en la nueva. Lo llamó residuo de atención. Un bloque con una sola tarea, terminado a propósito, te deja menos cambios a medio terminar.

#Cómo organizar un día

Un día para un freelance podría verse así:

La propuesta va por la mañana porque necesita más reflexión. Las tareas pequeñas se agrupan. El margen absorbe una llamada que se alarga.

#Errores que conviene evitar

• No dejar margen. Un día sin huecos se rompe al primer retraso, y luego dejas de confiar en el plan.
• Tratar el plan como una promesa. Es un borrador. El propio Newport deja espacio para reescribirlo.
• Dar a todas las tareas la misma duración. Dimensiónalas, o los bloques no significan nada.
• Planificar el trabajo y olvidar las pausas y la comida. Ocupan tiempo real, y saltarlas te cuesta más tarde en el día.
• No comparar nunca plan y resultado. Al final de la semana, mira dónde te pasaste. Así mejoran tus estimaciones.

#Cuándo no es la herramienta adecuada

• Cuando tu día es sobre todo reactivo. El soporte, las guardias y una tienda con mucha gente no se pueden planificar minuto a minuto. Newport sugiere bloquear un tiempo abierto para reaccionar, y dejar un bloque pequeño al borde del día para el trabajo profundo.
• Cuando tus horas pertenecen a otra persona. Si un turno decide tu día, hay poco que colocar.
• Cuando un bloque perdido se siente como un fracaso. Si un plan rígido te produce ansiedad, usa durante un tiempo una lista más flexible.
• Para tareas minúsculas sin duración. Agrúpalas en un bloque en lugar de planificar cada una.

#En Prior

Con Pro, Prior bloquea el tiempo por ti. Lee tus tareas abiertas, tu calendario y tus ajustes, y luego coloca cada tarea en una hora laborable libre alrededor de tus reuniones. Está activado por defecto; el interruptor Planificar mis tareas del Calendario lo activa y lo desactiva.

Lo que usa y lo que ves:

• Tus tareas. La prioridad y la fecha de vencimiento deciden el orden. La duración viene de Tiempo estimado (minutos) en la tarea. Sin ese dato, Prior AI la estima, o una suposición a partir del título, la lista de verificación y la descripción la calcula, con 30 minutos por defecto. Tu propia estimación siempre gana.
• Hoy. La tarjeta Tu plan enumera los bloques que quedan para hoy, con el tiempo planificado y el libre.
• Calendario. Los bloques planificados aparecen rayados. Los bloques que fijaste son sólidos y llevan un candado. Un aviso advierte cuando las tareas pueden no llegar a su fecha límite o cuando no encontraron tiempo libre.
• Tus ajustes. En Ajustes → Planificación, Tu semana se redibuja a medida que cambias algo. Bajo Tu ritmo configuras los días y horas laborables, la comida, Cuándo trabajo mejor (mañana, tarde, noche o sin preferencia) y ¿Cuánto quieres llenar tus días?. Ligeros planifica hasta 4 horas de tareas al día, Equilibrados 6 y Completos 8. Cada calendario tiene un interruptor Cuenta como ocupado.

Para convertir un bloque en algo real, ábrelo y elige Mantener este horario. La hora se guarda en la tarea, y Prior planifica alrededor de ella. También puedes arrastrar un bloque en la vista de día o de semana, y redimensionarlo cambia la estimación. Dejar que Prior elija el horario lo devuelve, y Hoy no lo mueve al siguiente día laborable.

Prior vuelve a planificar cuando cambian las tareas, el calendario o los ajustes, y cada 5 minutos, así que un bloque perdido se desplaza hacia delante. El bloque en curso y los que empiezan dentro de 30 minutos se quedan donde están. Nunca mueve tus eventos del calendario y nunca escribe en Google Calendar, que solo lee.

Lee más en Time blocking, Ajustes de planificación y Fijar un bloque. Combínalo con la técnica Pomodoro para trabajar dentro de un bloque.