Le time blocking : planifier sa journée par créneaux
Donnez à chaque tâche un créneau dans votre calendrier plutôt qu’une ligne dans une liste. Comment fonctionne le time blocking, pourquoi il aide, quand s’en passer.
Faire du time blocking, c’est donner à chaque tâche un créneau dans votre calendrier, avec un début et une fin, au lieu de la laisser sur une liste. Une liste de tâches dit ce que vous voulez faire. Une journée en time blocking dit quand, et montre tout de suite si cela tient.
D’où il vient
Cal Newport, professeur d’informatique et auteur de Deep Work (2016), a fait connaître cette routine. Dans un article de blog de décembre 2013, il décrit comment il planifie chaque minute de sa journée de travail sur une seule feuille de papier. Chaque soir, il écrit le lendemain sous forme de blocs, avec une tâche nommée dans chacun, et il laisse de la place à côté de chaque bloc pour le corriger quand la journée ne se déroule pas comme prévu. Il a ensuite publié un agenda papier fondé sur cette idée, The Time-Block Planner.
Pourquoi ça marche
Peu de recherches testent le time blocking sous ce nom. L’argument repose sur trois résultats concernant la planification et l’attention.
Une liste cache la taille de votre journée. On sous-estime le temps que prennent ses propres tâches. Dans une étude de 1994 de Roger Buehler, Dale Griffin et Michael Ross (Journal of Personality and Social Psychology), 37 étudiants en psychologie prévoyaient que leur mémoire de fin d’études prendrait en moyenne 33,9 jours. Il en a pris 55,5, et environ 30 % l’ont terminé au moment prévu. Daniel Kahneman et Amos Tversky ont nommé cela le biais de planification (planning fallacy). Un bloc place votre estimation à côté de vos réunions et de votre déjeuner, là où les heures sont visibles et limitées.
Une heure transforme une intention en plan. Dans leur méta-analyse de 2006 portant sur 94 tests, Peter Gollwitzer et Paschal Sheeran ont constaté que les plans qui précisent quand et où l’on agira aident davantage à atteindre ses objectifs que le simple fait de se fixer un objectif, dans la plupart des comparaisons (d = 0,65, un effet moyen à fort). Un bloc n’est pas exactement le plan « si… alors » qu’ils ont étudié, mais il fixe la même chose : mardi à 10 h, vous rédigez la proposition.
Changer de tâche coûte de l’attention. Dans deux expériences, Sophie Leroy (Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009) a constaté que les personnes qui passaient à une nouvelle tâche alors que la précédente n’était pas terminée continuaient d’y penser et réussissaient moins bien la nouvelle. Elle a appelé cela le résidu d’attention (attention residue). Un bloc avec une seule tâche, interrompu volontairement, vous évite des changements de tâche à moitié terminés.
Comment mener une journée
- Bloquez ce qui est déjà fixé. Réunions, déjeuner, trajets d’école, déplacements.
- Estimez chaque tâche. Écrivez votre meilleure estimation en minutes. Puis comparez vos estimations avec la semaine dernière : si vous dépassez d’habitude, ajoutez du temps.
- Placez la tâche exigeante dans vos meilleures heures. Repérez quand vous réfléchissez le mieux, et utilisez cette période pour le travail qui demande le plus de réflexion.
- Regroupez les petites choses. Messages, factures et appels rapides vont dans un bloc à part.
- Laissez des respirations. Quelques minutes entre les blocs, et un bloc pour l’imprévu.
- Quand la journée dérape, redessinez le reste. Déplacez des blocs, abandonnez le moins important. Ne continuez pas comme si de rien n’était.
Une journée de freelance pourrait ressembler à ceci :
| Heure | Bloc |
|---|---|
| 9 h à 9 h 30 | Planifier la journée, répondre aux messages urgents |
| 9 h 30 à 11 h 30 | Rédiger la proposition client |
| 11 h 30 à 12 h | Marge |
| 12 h à 13 h | Déjeuner |
| 13 h à 14 h | Appel client |
| 14 h à 14 h 45 | Factures et administratif |
| 14 h 45 à 15 h | Pause |
| 15 h à 16 h 30 | Revue de conception du projet B |
| 16 h 30 à 17 h | Messages, puis planifier demain |
La proposition est placée le matin parce qu’elle demande le plus de réflexion. Les petites tâches sont regroupées. La marge absorbe un appel qui dure plus longtemps que prévu.
Les erreurs à éviter
- Aucune marge. Une journée sans respiration casse au premier retard, et vous cessez de faire confiance au plan.
- Prendre le plan pour une promesse. C’est un brouillon. Newport lui-même laisse de la place pour le réécrire.
- Donner la même durée à toutes les tâches. Estimez-les, sinon les blocs ne veulent rien dire.
- Planifier le travail en oubliant les pauses et le déjeuner. Ils prennent du vrai temps, et les sauter vous coûte plus tard dans la journée.
- Ne jamais comparer le plan et le résultat. En fin de semaine, regardez où vous avez dépassé. C’est ainsi que vos estimations s’améliorent.
Quand ce n’est pas le bon outil
- Quand votre journée est surtout réactive. Le support, les astreintes et un commerce très fréquenté ne se planifient pas à la minute. Newport suggère de bloquer du temps ouvert pour réagir, et de garder un petit bloc en bord de journée pour un travail plus profond.
- Quand vos heures appartiennent à quelqu’un d’autre. Si un planning de service décide de votre journée, il y a peu à placer.
- Quand un bloc manqué ressemble à un échec. Si un plan rigide vous angoisse, utilisez une liste plus souple pendant un temps.
- Pour de toutes petites tâches sans durée. Regroupez-les dans un bloc au lieu de planifier chacune.
Dans Prior
Avec Pro, Prior bloque le temps pour vous. Il lit vos tâches ouvertes, votre calendrier et vos réglages, puis place chaque tâche dans une heure de travail libre autour de vos réunions. C’est activé par défaut ; l’interrupteur Planifier mes tâches du Calendrier l’éteint et le rallume.
Ce qu’il utilise et ce que vous voyez :
- Vos tâches. La priorité et l’échéance décident de l’ordre. La durée vient de Temps estimé (minutes) sur la tâche. Sans estimation, Prior AI en fait une, ou bien une supposition tirée du titre, de la checklist et de la description, avec 30 minutes par défaut. Votre propre estimation l’emporte toujours.
- Aujourd’hui. La carte Votre journée planifiée liste les blocs restants pour aujourd’hui, avec le temps planifié et le temps libre.
- Calendrier. Les blocs planifiés sont hachurés. Les blocs que vous avez verrouillés sont pleins, avec un cadenas. Un bandeau prévient quand des tâches risquent de dépasser leur échéance ou n’ont pas trouvé de temps libre.
- Vos réglages. Dans Paramètres → Planification, Votre semaine se redessine à chaque modification. Sous Votre rythme, vous réglez les jours et heures de travail, le déjeuner, Quand je travaille le mieux (matin, après-midi, soir ou pas de préférence) et Des journées remplies comment ?. Légères planifie jusqu’à 4 heures de tâches par jour, Équilibrées 6 et Pleines 8. Chaque calendrier a un interrupteur Compte comme occupé.
Pour rendre un bloc réel, ouvrez-le et choisissez Garder ce créneau. L’horaire est enregistré sur la tâche et Prior planifie autour. Vous pouvez aussi faire glisser un bloc dans la vue du jour ou de la semaine, et le redimensionner change l’estimation. Laisser Prior choisir l’horaire le rend à Prior, et Pas aujourd’hui le déplace au prochain jour travaillé.
Prior replanifie quand les tâches, le calendrier ou les réglages changent, et toutes les 5 minutes : un bloc manqué avance donc. Le bloc en cours et ceux qui commencent dans les 30 minutes restent en place. Il ne déplace jamais vos événements de calendrier et n’écrit jamais dans Google Calendar, qu’il se contente de lire.
Pour aller plus loin, lisez Time blocking, Réglages de planification et Verrouiller un bloc. Associez-le à la technique Pomodoro pour travailler à l’intérieur d’un bloc.