La matrice d’Eisenhower : comment décider de ce qui mérite votre temps
Triez vos tâches par importance et urgence en quatre cases : faire, planifier, déléguer, laisser de côté. Le principe, un exemple concret et les erreurs fréquentes.
La matrice d’Eisenhower trie les tâches avec deux questions. Est-ce que cela compte pour ce que vous cherchez à accomplir ? Faut-il que cela se fasse bientôt ? Les réponses placent chaque tâche dans l’une de quatre cases, et chaque case a sa règle : la faire tout de suite, la planifier, la confier ou la laisser tomber.
D’où elle vient
Le 19 août 1954, à Evanston, dans l’Illinois, Dwight Eisenhower s’adresse à la deuxième Assemblée du Conseil œcuménique des Églises. Il est alors président des États-Unis, et il décrit sa manière de trier les problèmes : « Ce qui est urgent n’est pas important, et ce qui est important n’est jamais urgent. » Il attribue l’idée à un ancien président d’université, dont il ne donne pas le nom, comme l’a établi Quote Investigator en remontant la source de la phrase.
La grille est venue plus tard. Stephen Covey l’a dessinée en quatre quadrants dans The 7 Habits of Highly Effective People (1989) et a défendu l’idée que l’essentiel de votre effort doit aller à la case du travail important mais non urgent. Quote Investigator n’a pas pu dire si Eisenhower utilisait lui-même une grille : « matrice d’Eisenhower » est donc un nom, pas le compte rendu de ses habitudes.
Pourquoi ça marche
L’urgent et l’important sont deux choses différentes. L’urgent concerne le temps : une échéance, quelqu’un qui attend, une notification. L’important concerne les conséquences : la tâche fait-elle avancer quelque chose qui compte pour vous ? L’urgence se ressent vite. L’importance, non : l’urgence gagne donc par défaut.
Des expériences le confirment. Dans cinq études rapportées par Meng Zhu, Yang Yang et Christopher Hsee dans le Journal of Consumer Research (2018), des participants choisissaient des tâches qui rapportaient peu plutôt que des tâches qui rapportaient davantage, quand les tâches à faible gain avaient simplement l’air urgentes. Les auteurs appellent cela l’effet de simple urgence (mere urgency effect).
La seconde raison tient à la case en haut à droite. Le travail important mais non urgent n’a aucune échéance qui le pousse : il attend de devenir urgent, et il coûte alors plus cher. La matrice donne à ce travail une case et une règle : choisissez dès maintenant un jour et une heure.
Comment l’utiliser
- Listez ce qui est sur votre table. Tout ce que vous pourriez faire cette semaine, au même endroit.
- Demandez-vous si c’est important. Une tâche est importante quand la faire fait avancer un objectif qui compte pour vous, ou quand ne pas la faire a un coût que vous n’accepteriez pas. Si vous ne pouvez nommer ni l’objectif ni le coût, elle n’est pas importante.
- Demandez-vous si c’est urgent. Une tâche est urgente quand elle doit se faire dans un jour ou deux, ou que quelqu’un l’attend déjà. Répondez avec une date, pas avec une impression.
- Placez-la dans une case et appliquez la règle du tableau ci-dessous.
- Retriez demain matin. Les dates font passer les tâches d’une case à l’autre : la grille est un instantané, pas un système de rangement.
| Case | Règle | Exemple |
|---|---|---|
| Faire maintenant : important et urgent | Faites-la aujourd’hui, avant tout le reste. | Envoyer la facture qui a trois jours de retard. |
| Planifier : important, pas urgent | Choisissez un jour et une heure, et protégez ce créneau. | Rédiger la proposition à rendre dans deux semaines. |
| Déléguer : urgent, pas important | Confiez-la, répondez en deux lignes, ou dites non. | Un appel d’un fournisseur pour un produit que vous n’achèterez pas. |
| Plus tard : ni l’un ni l’autre | Laissez-la de côté, ou supprimez-la. | Ranger l’ancien dossier Téléchargements. |
Voici un lundi de freelance, avec six éléments. La facture a trois jours de retard et de l’argent en dépend : à faire maintenant. Les fichiers du logo du client sont attendus demain : à faire maintenant. La proposition est due dans deux semaines et décide du travail du trimestre prochain : à planifier mercredi, de 10 h à 12 h. Un fournisseur veut vous appeler au sujet de son produit : c’est urgent pour lui, pas important pour vous, vous déclinez donc poliment. Réorganiser de vieux fichiers et une idée de newsletter : plus tard. La journée comporte deux choses à finir et un créneau protégé pour le travail qui compte le plus.
Les erreurs à éviter
- Tout finit dans « faire maintenant ». Si cette case contient plus que ce que vous pouvez terminer aujourd’hui, le tri n’a pas fait son travail. Demandez-vous quels éléments compteraient encore s’ils n’avaient aucune échéance.
- Ne jamais planifier la deuxième case. Donnez à chaque tâche importante mais non urgente un jour et une heure dès que vous la triez.
- Emprunter l’urgence de quelqu’un d’autre. Un message marqué « urgent » l’est pour son expéditeur. Confrontez-le à vos propres objectifs.
- Déléguer à personne. Si vous travaillez seul, lisez « déléguer » ainsi : réduisez-la, automatisez-la ou dites non.
- Trier trop longtemps. Cinq minutes suffisent. Une tâche qu’il faut une minute pour placer n’est sans doute pas encore claire : reformulez-la d’abord.
Quand ce n’est pas le bon outil
- Quand le problème est la quantité, pas l’ordre. Trier ne crée pas d’heures. Si « faire maintenant » remplit à lui seul votre semaine, vous êtes au-dessus de votre capacité : coupez, repoussez des échéances ou demandez de l’aide. Le time blocking montre si une semaine tient.
- Quand les tâches dépendent les unes des autres. L’ordre vient des dépendances, pas de l’importance. Utilisez un plan ou un tableau.
- Quand vous ne savez pas ce qui compte. La matrice ne peut pas vous le dire. Sans objectif, « important » est une supposition. La revue hebdomadaire est le bon endroit pour trancher.
- Pour une courte liste de tâches de routine. Faites-les.
Dans Prior
Prior trie pour vous. Les tâches n’ont pas de case « important » ou « urgent » à cocher : la matrice lit deux champs.
- Important signifie priorité P1 ou P2. Les listes nomment les priorités Urgente, Haute, Moyenne et Basse, mais dans la matrice la priorité dit seulement à quel point une tâche compte.
- Urgent signifie une échéance dépassée, aujourd’hui ou dans les 2 jours qui viennent. Une tâche sans échéance n’est jamais urgente.
Ouvrez Priorités dans la barre latérale. La page présente quatre cases : Faire maintenant, Planifier, Déléguer et Plus tard. Sur un écran étroit, elles s’empilent. Si Priorités n’apparaît pas dans votre barre latérale, activez-le dans Paramètres → Général → Navigation.
À savoir :
- Les tâches se déplacent toutes seules. Une tâche P2 due dans dix jours se trouve dans Planifier. Deux jours avant sa date, elle passe dans Faire maintenant.
- Déplacer une tâche ne change que ce que la règle demande. Faites-la glisser vers une autre case, ou utilisez Changer de quadrant dans son menu. Prior passe la priorité à P2 pour la rendre importante ou à P3 pour qu’elle ne le soit plus, et met l’échéance à aujourd’hui pour la rendre urgente ou à un jour au-delà de la fenêtre de 2 jours pour qu’elle ne le soit plus. Une notification indique ce qui a changé, et Annuler rétablit l’état d’avant.
- Le + d’une case ajoute une tâche déjà placée dans cette case.
- Actives ou Tout. Actives montre les tâches ouvertes. Tout ajoute les tâches terminées.
Les étapes sont dans Utiliser la matrice d’Eisenhower. Les priorités et les échéances expliquent les deux champs qu’elle lit.