Comer o sapo: como começar pela tarefa que você mais adia

Faça primeiro a tarefa que você mais tende a adiar. De onde vem a expressão, por que começar por ela funciona, como escolher o seu sapo e quando não usar.

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“Comer o sapo” significa fazer primeiro a tarefa mais difícil ou a que mais dá aflição, antes que o dia se encha de coisas mais fáceis. O sapo é a tarefa que você mais tende a adiar e que mais importa. Quando ela termina, o resto do dia não tem nada pendente.

#De onde vem

O autor Brian Tracy deu nome à ideia no livro Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Na introdução da segunda edição, o livro credita a Mark Twain a frase sobre comer um sapo vivo logo de manhã. O Quote Investigator não encontrou evidências de que Twain tenha dito isso, e rastreou uma forma anterior até o escritor francês do século XVIII Nicolas Chamfort.

#Por que funciona

A tarefa temida é a que fica para depois. Em uma meta-análise de 2007, com 691 correlações, Piers Steel constatou que a aversão à tarefa era um dos preditores fortes e consistentes da procrastinação, junto com a impulsividade e a baixa confiança em conseguir terminar (Psychological Bulletin). Quanto mais difícil é encarar uma tarefa, mais fácil é achar outra coisa para fazer antes. Fazê-la primeiro elimina essa escolha.

Uma decisão tomada antes vale mais do que uma decisão tomada na hora. A meta-análise de 2006 de Peter Gollwitzer e Paschal Sheeran, com 94 testes, constatou que planos que dizem quando e onde você vai agir ajudaram mais as pessoas a alcançar seus objetivos do que apenas definir o objetivo, na maioria das comparações (d = 0,65). Escolher o seu sapo na véspera, com um horário, é esse tipo de plano.

Feito, fica silencioso. Esta parte é experiência, não pesquisa. Uma tarefa que você continua evitando ocupa espaço na cabeça o dia inteiro. Terminá-la cedo libera esse espaço.

Nada aqui mostra que a manhã seja o melhor momento. A frase escolhe a manhã porque o dia ainda não está cheio. Se as suas melhores horas são mais tarde, coma o sapo nesse horário. A regra é: antes das coisas mais fáceis.

#Como aplicar

Suponha que você seja um desenvolvedor freelancer com uma ligação para cobrar um pagamento atrasado, uma funcionalidade para construir e trinta mensagens não lidas. Se você começa pelas mensagens “para limpar a mesa”, a ligação continua esperando às onze e parece ainda mais difícil. Se a ligação é o seu sapo, ela acontece às 9h, antes que os pedidos de outras pessoas cheguem até você.

#Erros a evitar

• Escolher um sapo vago. “Trabalhar na estratégia” não dá para começar. Dê nome a uma ação que você consiga ver.
• Comer sapos pequenos. Arrumar e responder rapidamente dão a sensação de progresso. Se a tarefa escolhida leva cinco minutos e ninguém a teme, ela não é o sapo.
• Preparar em vez de começar. Organizar a mesa, ler mais, abrir um documento novo: são formas de adiar.
• Escolher muitos. Um sapo por dia. Dois sapos transformam o dia em um dia de aflição.
• Pegar um sapo grande demais. Uma tarefa que precisa de três dias é um projeto. Divida-a e coma uma mordida por dia.
• Ignorar por que você a teme. Às vezes o medo diz algo. A tarefa pode não estar clara, ou pode nem precisar ser feita.

#Quando não é a ferramenta certa

• Quando a sua manhã pertence a outras pessoas. Plantão, turno ou horário fixo não deixam um primeiro espaço.
• Quando o sapo depende de outra pessoa. Se você espera uma resposta ou um arquivo, nenhuma força de vontade resolve. Coloque-o em uma lista de aguardando e coma outro sapo.
• Quando a tarefa temida não deveria ser sua. Passe-a pela matriz de Eisenhower primeiro. Ela pode ser de outra pessoa, ou não ser de ninguém.
• Quando ela consome as suas melhores horas com trabalho de rotina. Um formulário chato não merece as horas que você precisa para o trabalho criativo. Faça-o em uma hora de pouca energia, com um horário marcado para não ser adiado.

#No Prior

O Prior não tem um recurso de sapo. Tem as ferramentas para fazer isso:

• Marque o sapo. Dê à tarefa prioridade P1. Em qualquer lista, vá até a linha da tarefa e pressione 1. Entre tarefas de resto iguais, a P1 vem primeiro.
• Coloque-o no topo de hoje. Em Hoje, abra o menu de uma tarefa em A seguir e escolha Escolher para hoje. A tarefa fica planejada para hoje e aparece em primeiro. Quando Hoje não tem nada urgente, ele oferece até cinco tarefas abertas para escolher.
• Decida na véspera. O encerramento do dia pede Uma nota para amanhã: uma linha de até 160 caracteres, como “Amanhã, começar pelo esboço do edital”. Ela aparece em Hoje na manhã seguinte. O encerramento é oferecido uma hora antes do fim do seu dia de trabalho; Cmd K ou Ctrl K e Encerrar seu dia o abrem a qualquer hora. A revisão semanal deixa você escolher até três prioridades para a semana seguinte, planejadas para o primeiro dia útil dela, de modo que abram Hoje naquela manhã.
• Corte em mordidas. Acrescente uma checklist de até 100 passos, ou subtarefas, para que a primeira mordida fique visível. Veja Checklists.
• Inicie o temporizador. Escolha Focar nesta tarefa no menu da tarefa. Ela é escolhida no temporizador de Foco, e a página abre.
• Dê a ele um horário. Com o Pro, o planejador prefere pôr o trabalho profundo nas horas que você definiu em Quando trabalho melhor, em Configurações → Planejamento, e Manter este horário fixa o sapo no espaço que você escolher. Veja Time blocking.

Leia o Encerramento do dia para a rotina completa de fim de dia.