Time blocking: como planejar o dia em horas, não em listas

Dê a cada tarefa um horário no calendário, e não só uma linha em uma lista. Como funciona o time blocking, por que ajuda, como organizar um dia e quando não usar.

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Time blocking é reservar para cada tarefa um espaço no calendário, com início e fim, em vez de deixá-la em uma lista. Uma lista de tarefas diz o que você quer fazer. Um dia com blocos de tempo diz quando, e mostra de imediato se tudo cabe.

#De onde vem

Cal Newport, professor de ciência da computação e autor de Deep Work (2016), tornou essa rotina conhecida. Em um post de blog de dezembro de 2013 ele descreve planejar cada minuto do dia de trabalho em uma única folha de papel. Toda noite, ele escreve o dia seguinte como blocos, com uma tarefa nomeada em cada um, e deixa espaço ao lado de cada bloco para corrigi-lo quando o dia não sai como previsto. Depois, ele publicou uma agenda de papel baseada na ideia, The Time-Block Planner.

#Por que funciona

Poucas pesquisas testam o time blocking com esse nome. O argumento se apoia em três achados sobre planejamento e atenção.

Uma lista esconde o tamanho do seu dia. As pessoas subestimam quanto tempo as próprias tarefas levam. Em um estudo de 1994 de Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross (Journal of Personality and Social Psychology), 37 estudantes de psicologia previram que a sua monografia de conclusão levaria, em média, 33,9 dias. Levou 55,5 dias, e cerca de 30% terminaram no prazo que tinham previsto. Daniel Kahneman e Amos Tversky deram a isso o nome de falácia do planejamento. Um bloco coloca a sua estimativa ao lado das reuniões e do almoço, onde as horas são visíveis e limitadas.

Um horário transforma uma intenção em plano. A meta-análise de 2006 de Peter Gollwitzer e Paschal Sheeran, com 94 testes, constatou que planos que dizem quando e onde você vai agir ajudam mais as pessoas a alcançar seus objetivos do que apenas definir o objetivo, na maioria das comparações (d = 0,65, um efeito de médio a grande porte). Um bloco não é exatamente o plano “se-então” que eles estudaram, mas resolve a mesma coisa: na terça às 10h, você escreve a proposta.

Trocar de tarefa custa atenção. Em dois experimentos, Sophie Leroy (Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009) constatou que as pessoas que passavam para uma nova tarefa enquanto a anterior ainda não estava terminada continuavam pensando nela e se saíam pior na nova. Ela chamou isso de resíduo de atenção. Um bloco com uma só tarefa, encerrada de propósito, dá menos trocas no meio do caminho.

#Como organizar um dia

Um dia de freelancer pode ficar assim:

A proposta fica de manhã porque exige mais concentração. As tarefas pequenas são agrupadas. A margem absorve uma ligação que se prolonga.

#Erros a evitar

• Não deixar folga. Um dia sem espaços vazios quebra no primeiro atraso, e aí você deixa de confiar no plano.
• Tratar o plano como promessa. Ele é um rascunho. O próprio Newport deixa espaço para reescrevê-lo.
• Dar a todas as tarefas a mesma duração. Estime cada uma, ou os blocos não significam nada.
• Planejar o trabalho e esquecer pausas e almoço. Eles levam tempo de verdade, e pulá-los custa caro mais tarde no dia.
• Nunca comparar o plano com o resultado. No fim da semana, veja onde você passou do tempo. É assim que as suas estimativas melhoram.

#Quando não é a ferramenta certa

• Quando o seu dia é quase todo reativo. Atendimento ao cliente, plantão e uma loja movimentada não podem ser planejados minuto a minuto. Newport sugere reservar um tempo aberto para reagir e manter um pequeno bloco no começo ou no fim do dia para o trabalho mais profundo.
• Quando o seu horário é definido por outra pessoa. Se uma escala decide o seu dia, sobra pouco para planejar.
• Quando um bloco perdido parece um fracasso. Se um plano rígido deixa você ansioso, use uma lista mais flexível por um tempo.
• Para tarefas minúsculas, sem duração. Agrupe-as em um só bloco em vez de planejar cada uma.

#No Prior

Com o Pro, o Prior reserva o tempo por você. Ele lê as suas tarefas abertas, o seu calendário e as suas configurações, e depois coloca cada tarefa em um horário de trabalho livre em volta das suas reuniões. Vem ligado por padrão; o botão Planejar minhas tarefas, no Calendário, liga e desliga o recurso.

O que ele usa e o que você vê:

• Suas tarefas. Prioridade e vencimento decidem a ordem. A duração vem de Tempo estimado (minutos) na tarefa. Sem ela, o Prior AI estima a duração, ou um palpite tirado do título, da checklist e da descrição faz esse papel, com 30 minutos como padrão. A sua própria estimativa sempre prevalece.
• Hoje. O cartão Seu plano lista os blocos que restam para hoje, com o tempo planejado e o tempo livre.
• Calendário. Os blocos planejados aparecem hachurados. Os blocos que você fixou aparecem cheios, com um cadeado. Um aviso surge quando tarefas podem perder o prazo ou não encontraram tempo livre.
• Suas configurações. Em Configurações → Planejamento, Sua semana é redesenhada a cada mudança. Em Seu ritmo, você define dias e horários de trabalho, o almoço, Quando trabalho melhor (manhã, tarde, noite ou sem preferência) e Quão cheios meus dias devem ser?. O ritmo Leves planeja até 4 horas de tarefas por dia, Equilibrados 6 horas e Cheios 8 horas. Cada calendário tem um botão Conta como ocupado.

Para fixar um bloco, abra-o e escolha Manter este horário. O horário é salvo na tarefa, e o Prior planeja em volta dele. Você também pode arrastar um bloco na visão do dia ou da semana, e redimensioná-lo muda a estimativa. Deixar o Prior escolher o horário devolve a escolha ao Prior, e Hoje não move o bloco para o próximo dia de trabalho.

O Prior replaneja quando mudam as tarefas, o calendário ou as configurações, e a cada 5 minutos, assim um bloco perdido avança. O bloco em andamento e os que começam em até 30 minutos ficam onde estão. Ele nunca move os eventos do seu calendário e nunca escreve no Google Agenda, que ele apenas lê.

Leia mais em Time blocking, Configurações de planejamento e Fixar um bloco. Combine com a técnica Pomodoro para trabalhar dentro de um bloco.