Getting Things Done (GTD): die Methode von David Allen erklärt

GTD holt alles, was du erledigen musst, aus dem Kopf in ein System, dem du vertraust. Die fünf Schritte, der Start, typische Fehler und wo die Methode passt.

5 Min. Lesezeit

Getting Things Done, meist GTD genannt, ist eine Methode, alles, was du erledigen musst, aus dem Kopf in ein System zu holen, dem du vertraust. So kannst du entscheiden, was als Nächstes zu tun ist, ohne alles mit dir herumzutragen. David Allen hat sie 2001 in Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity veröffentlicht und das Buch 2015 überarbeitet.

#Die fünf Schritte

Die offizielle GTD-Seite beschreibt die Methode in fünf Schritten.

1. Erfassen. Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit bindet, von Aufgaben und Bitten bis zu Ideen und Sorgen, an wenigen Orten, denen du vertraust.
2. Klären. Nimm jeden Punkt und entscheide, was er ist. Wenn du nichts damit tun kannst, wirf ihn weg, heb ihn als Information auf oder parke ihn für später. Wenn du etwas tun kannst, entscheide die allernächste körperliche Handlung. Dauert sie weniger als zwei Minuten, erledige sie sofort. Allen nennt das die Zwei-Minuten-Regel. Braucht das Ergebnis mehr als einen Schritt, ist es ein Projekt, und du behältst das Projekt und seine nächste Aktion.
3. Ordnen. Lege jede Erinnerung dorthin, wo du sie zur richtigen Zeit siehst. In Allens System heißt das: ein Kalender für Dinge, die an einen Tag oder eine Uhrzeit gebunden sind, eine Liste der nächsten Aktionen, eine Liste der Projekte, eine Liste „Warten auf“ für das, was andere dir schulden, und eine Liste „Irgendwann/vielleicht“ für Ideen, auf die du dich noch nicht festlegst.
4. Überprüfen. Schau regelmäßig auf deine Listen. Ein kurzer Blick jeden Tag, dazu ein längerer Wochenrückblick, damit das ganze System aktuell bleibt.
5. Handeln. Wähle aus den Listen, was du tust. Allen schlägt vier Fragen vor: Wo bin ich? Wie viel Zeit habe ich? Wie viel Energie habe ich? Und was ist am wichtigsten?

#Warum es funktioniert

Unerledigte Aufgaben bleiben gern im Kopf. In einer Reihe von Studien, die 2011 veröffentlicht wurden, fanden E. J. Masicampo und Roy Baumeister, dass unerfüllte Ziele sich immer wieder in das Denken der Menschen drängten. Ein konkreter Plan für sie beendete dieses Drängen, obwohl die Ziele noch nicht erreicht waren (Journal of Personality and Social Psychology). Das ist die Logik hinter Erfassen und Klären: Sobald der nächste Schritt aufgeschrieben ist, kann der Kopf den Punkt loslassen.

Eine konkrete nächste Aktion ist außerdem leichter zu beginnen als ein vages Projekt. „Website“ ist eine Sorge. „Sam wegen der Logo-Dateien anschreiben“ ist etwas, das du in einer Minute erledigen kannst.

Über GTD als Ganzes gibt es wenig Forschung. Die Begründung stützt sich auf Befunde wie diesen und auf die vielen Menschen, die die Methode nutzen.

#So fängst du an

So wird aus fünf rohen Punkten etwas, mit dem du arbeiten kannst:

#Fehler, die du vermeiden solltest

• Den Eingang als Liste behandeln. Verarbeiten heißt entscheiden. Ein Punkt, der in den Eingang zurückwandert, ist nicht verarbeitet.
• Projekte als nächste Aktionen schreiben. „Steuern“ ist ein Projekt. „Den Steuerbescheid vom letzten Jahr finden“ ist eine Aktion.
• Den Überprüfungsrhythmus schleifen lassen. Das System ist nur so gut wie dein Vertrauen darin, und dieses Vertrauen hängt davon ab, dass du es überprüfst.
• Unverbindliche Absichten in den Kalender setzen. Halte den Kalender für Dinge, die wirklich an einem Tag oder zu einer Uhrzeit passieren. Sonst glaubst du ihm bald nicht mehr.
• Das perfekte System bauen. Mehr Listen und Etiketten helfen nicht, wenn du deine Zeit mit deren Pflege verbringst.

#Wann sie das falsche Werkzeug ist

• Wenn du wenige Verpflichtungen hast. Eine kurze Liste reicht.
• Für Arbeit, die ein Team teilt. GTD ist persönlich. Gemeinsame Arbeit braucht ein gemeinsames Board.
• Wenn dein Problem ist, zwischen Zielen zu wählen. GTD ordnet die Arbeit, es sagt dir nicht, was sie verdient. Kombiniere es mit der Eisenhower-Matrix.
• Wenn der Aufwand der Methode selbst das ist, was du vermeidest. Eine leichtere Methode hält länger durch.

#In Prior

Prior folgt GTD nicht buchstabengetreu. Die Schritte lassen sich so zuordnen:

Einige Details:

• Es gibt keinen eigenen Aufgaben-Eingang. Eine neue Aufgabe beginnt als nächste Aktion (das Statusmenü nennt sie Todo). Der Status Eingang ist für Aufgaben, die du noch nicht geklärt hast. Er erscheint als eigene Gruppe unter Alle Aufgaben, und ein Gedanke, den du auf der Fokusseite parkst, landet dort. Der Eintrag E-Mail-Eingang in der Seitenleiste ist dein Postfach, keine Aufgabenliste.
• Warten auf ist der Status Wartend. Die Seite Wartend listet, was andere dir schulden, und wie lange schon. Das Menü Nachfassen setzt ein Datum: In 2 Tagen nachfassen, Nächste Woche nachfassen oder ein Tag deiner Wahl. Außerdem kann es eine fertige Erinnerungsnachricht kopieren. Mit Erhalten schließt du den Punkt ab.
• Irgendwann/vielleicht ist Backlog. Im Wochenrückblick löscht Irgendwann die Termine einer Aufgabe und parkt sie dort.
• Projekte brauchen eine nächste Aktion. Der Wochenrückblick listet aktive oder geplante Projekte ohne offene Aufgabe, mit der du anfangen könntest, und lässt dich direkt eine hinzufügen.
• Es gibt keine Kontextlisten wie „am Computer“. Die Kanban-Ansicht von Alle Aufgaben kann stattdessen nach Projekt, Priorität oder Fälligkeit gruppieren.
• Überprüfen. Drück Cmd K oder Ctrl K und wähle Wochenrückblick, oder warte am Freitagnachmittag auf die Karte auf Heute.

Mehr zu den Status steht unter Status und Eingang, zu den Wegen der Erfassung unter Schnellerfassung und zum Rückblick unter Wochenrückblick.