Cómo hacer el presupuesto de un proyecto: lo básico
Enumera lo que necesita el proyecto, estima cada partida, fija un techo, guarda una reserva y sigue lo pedido y lo pagado. Un ejemplo con aritmética real.
Un presupuesto de proyecto responde a tres preguntas: cuánto costará esto, cuánto está ya gastado o comprometido, y si nos pasamos. Para responderlas necesitas una lista de todo lo que el proyecto tiene que comprar, una estimación de cada partida, un techo que no quieres superar y un registro de en qué punto está cada compra.
El método en pocas líneas
- Enumera cada elemento que necesita el proyecto, y agrúpalos por categoría.
- Estima cada uno como cantidad por precio unitario.
- Fija un techo: lo máximo que puedes gastar.
- Añade una línea de reserva para lo que no puedes prever.
- Sigue en qué punto está cada elemento: por comprar, pedido, recibido o pagado.
- Sustituye cada estimación por el coste real en cuanto lo conozcas.
- Compara el coste previsto con el techo en momentos fijos, y decide qué hacer cuando no cabe.
Por qué funciona
Un presupuesto suele fallar de dos maneras: faltan partidas, y las cifras de las que sí están son optimistas. La falacia de la planificación es el nombre de ese optimismo. Kahneman y Tversky la acuñaron en 1979, y Buehler, Griffin y Ross mostraron en 1994 que la gente subestima el tiempo que tardará en terminar sus propias tareas. El remedio habitual es la perspectiva externa: mirar el historial en lugar de los detalles de este proyecto. ¿Cuánto costaron proyectos parecidos, y con qué frecuencia cambió el presupuesto?
Tres hábitos convierten eso en un presupuesto.
- Una lista completa. Cada partida que falta es una sorpresa más tarde. Los envíos, las tasas, las piezas pequeñas y la entrega son las habituales.
- Dos cifras por línea. Una estimación antes de saber, y el coste real cuando lo sabes. Un presupuesto que mezcla ambas sin decirlo no puede decirte lo fiable que es.
- Una reserva. Los gestores de proyectos la llaman contingencia: dinero apartado para los costes que todavía no puedes nombrar. Cuanto menos sabes del trabajo, más espacio necesita. La reserva es una línea visible, así que gastarla es una decisión y no una deriva.
Qué registrar
Hay cuatro importes, y responden a preguntas distintas.
| Importe | Pregunta que responde |
|---|---|
| Pagado | ¿Qué ha salido de mi cuenta? |
| Pedido | ¿A qué me he comprometido que aún no he pagado? |
| Por comprar | ¿Cuánto voy a gastar todavía? |
| Coste previsto | Los tres anteriores juntos, usando el coste real cuando se conoce |
El techo menos el coste previsto es lo que queda. Mirar solo lo pagado oculta la parte que importa: un pedido ya hecho es dinero comprometido.
Un ejemplo trabajado
Organizas un taller de un día para 20 personas, y puedes gastar 1.200 €. Tu primera lista tiene este aspecto, con una línea de reserva de 100 €.
| Partida | Cantidad × precio unitario | Estado | Cuenta como |
|---|---|---|---|
| Alquiler de la sala | 1 × 450 € | Pedido | 520 € (el presupuesto) |
| Comida y café | 20 × 14 € | Pedido | 280 € |
| Folletos impresos | 20 × 3,50 € | Por comprar | 70 € |
| Billetes de tren | 2 × 65 € | Pagado | 138 € (el precio real) |
| Acreditaciones | 20 × 1,20 € | Por comprar | 24 € |
| Contingencia | 1 × 100 € | Por comprar | 100 € |
Antes del presupuesto, el coste previsto era de 1.054 €, lo que dejaba 146 €. Cuando el presupuesto de la sala llegó a 520 € y los billetes costaron 138 €, el panorama cambió:
- Pagado: 138 €
- Pedido: 520 € + 280 € = 800 €
- Por comprar: 70 € + 24 € + 100 € = 194 €
- Coste previsto: 1.132 €
- Queda de 1.200 €: 68 €
Nadie gastó más de lo previsto, y aun así el margen pasó de 146 € a 68 € porque dos estimaciones eran erróneas. Ese es el sentido del seguimiento: el problema aparece ahora, con 194 € todavía por comprar, y no el día del taller.
Cómo hacerlo, paso a paso
- Escribe el alcance. ¿Qué tiene que entregar el proyecto, y qué queda fuera? No puedes enumerar lo que no has definido.
- Enumera los elementos. Recorre los pasos del proyecto y pregúntate, en cada uno, qué hay que comprar. Añade categorías según avances.
- Consigue precios reales para las partidas grandes primero. Un presupuesto vale más que cinco suposiciones. Para las pequeñas, una estimación redondeada basta.
- Fija el techo. Si no tienes un límite, el presupuesto solo puede informar, nunca avisar.
- Añade la reserva. Ponla como una línea, para que forme parte del total.
- Actualiza el estado cuando cambie. Cuando pidas, márcalo. Cuando pagues, introduce el coste real.
- Revisa en momentos fijos. Cada semana en un proyecto corto. Si el coste previsto supera el techo, decide: recortar una partida, buscar una fuente más barata, pedir más o aceptar un alcance menor.
Errores que conviene evitar
- Dejar fuera las partidas pequeñas. Cincuenta costes pequeños suman uno grande.
- Contar solo lo pagado. Los pedidos son compromisos. Regístralos.
- No tener techo. Sin límite no hay señal de que te pasas.
- Gastar la reserva sin darte cuenta. Pasa la reserva a líneas reales cuando la uses, para que se reduzca a la vista.
- Mezclar impuestos. Decide una vez si los precios incluyen IVA o impuesto sobre ventas, y mantenlo en todas las líneas.
- No actualizar nunca las estimaciones. Un presupuesto que sigue mostrando las primeras suposiciones cuando llegan los presupuestos es un deseo.
- Varias monedas en una lista. Un presupuesto de Prior tiene una sola moneda. Convierte antes de escribir.
- Estimar al céntimo. Una cifra redondeada que sustituyes por el coste real es más honesta que una estimación precisa.
En Prior
Cada proyecto tiene una pestaña Presupuesto. Se diseñó para esta lista: lo que el proyecto tiene que comprar, cuánto debería costar cada cosa, cuánto costó de verdad y en qué punto está cada compra.
- Añade una línea con un nombre, una cantidad y un precio unitario, y luego pulsa Enter. Haz clic en una línea para añadir el Coste real, una Categoría, un Proveedor, un Enlace al presupuesto y una Tarea del proyecto.
- Haz clic en el estado de una línea para pasarla de Por comprar a Pedido, Recibido y Pagado, y de vuelta a Por comprar.
- El resumen muestra el Coste previsto, el límite (“de 1.200 € · quedan 68 €”, o el exceso en rojo) y una barra dividida en pagado, pedido y todavía por comprar.
- Definir un presupuesto fija el límite. En los ajustes también eliges la moneda: EUR, USD, GBP, CHF, CAD o AUD.
- Pegar una lista lee filas de una hoja de cálculo o de una lista de la compra, y muestra una vista previa antes de añadir nada. Exportar CSV te da un archivo que Excel abre directamente.
- Prior cuenta el coste real en cuanto introduces uno, sea cual sea el estado de la línea. No separa impuestos: los importes son los que escribes.
- Los lectores de un proyecto compartido ven el presupuesto en solo lectura. Un presupuesto admite hasta 500 líneas.
Tu asistente también puede ayudar: Prior AI puede añadir y editar líneas de presupuesto como una tarjeta de revisión que confirmas, y Claude o ChatGPT pueden leer y actualizar un presupuesto a través de MCP. La pestaña Presupuesto se explica en Presupuesto de proyecto, y Crear un proyecto muestra cómo empezar uno. Cada línea puede enlazar con una tarea del proyecto: mira Crear una tarea.