Getting Things Done: um guia simples do método de David Allen

O GTD tira tudo o que você precisa fazer da cabeça e leva para um sistema em que você confia, em cinco passos. O que é, como começar, erros comuns e onde encaixa.

5 min de leitura

Getting Things Done, geralmente chamado de GTD, é um método para tirar da cabeça tudo o que você precisa fazer e colocar em um sistema em que você confia, para decidir o que fazer em seguida sem carregar tudo na memória. David Allen lançou o método em 2001, no livro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, e revisou o livro em 2015.

#Os cinco passos

O site oficial do GTD descreve o método em cinco passos.

1. Capturar. Reúna tudo o que tem a sua atenção, de tarefas e pedidos a ideias e preocupações, em poucos lugares em que você confia.
2. Esclarecer. Pegue cada item e decida o que ele é. Se você não pode agir sobre ele, jogue fora, arquive como referência ou deixe para depois. Se você pode, decida a próxima ação física concreta. Se essa ação leva menos de dois minutos, faça já: Allen chama isso de regra dos dois minutos. Se o resultado exige mais de uma ação, é um projeto, e você mantém o projeto e a sua próxima ação.
3. Organizar. Coloque cada lembrete onde você vai vê-lo no momento certo. Na proposta de Allen, isso significa um calendário para o que está ligado a um dia ou horário, uma lista de próximas ações, uma lista de projetos, uma lista de “aguardando” para o que outras pessoas devem a você, e uma lista de “algum dia/talvez” para ideias em que você ainda não se comprometeu.
4. Refletir. Olhe as suas listas com regularidade. Um olhar rápido todo dia, e uma revisão semanal mais longa para manter o sistema inteiro atualizado.
5. Agir. Escolha o que fazer a partir das listas. Allen sugere quatro perguntas: onde estou, quanto tempo tenho, quanta energia tenho e o que mais importa.

#Por que funciona

Tarefas inacabadas tendem a ficar na cabeça. Em um conjunto de estudos publicado em 2011, E. J. Masicampo e Roy Baumeister constataram que metas não cumpridas continuavam invadindo o pensamento das pessoas, e que escrever um plano específico para elas eliminava essa invasão, mesmo sem as metas estarem concluídas (Journal of Personality and Social Psychology). Essa é a lógica por trás de capturar e esclarecer: uma vez que o próximo passo está escrito, a mente pode soltar o item.

Uma próxima ação concreta também tem um custo de início menor do que um projeto vago. “Site” é uma preocupação. “Mandar e-mail para o Sam pedindo os arquivos da logo” é algo que você pode fazer em um minuto.

Há pouca pesquisa sobre o GTD como um todo. O argumento se apoia em achados como este e nas muitas pessoas que usam o método.

#Como começar

Veja o que acontece com cinco itens brutos:

#Erros a evitar

• Tratar a caixa de entrada como uma lista. Processar significa decidir. Um item que volta para a caixa de entrada não foi processado.
• Escrever projetos como próximas ações. “Impostos” é um projeto. “Encontrar o aviso do imposto do ano passado” é uma ação.
• Deixar a revisão ficar para trás. O sistema só vale a confiança que você tem nele, e essa confiança depende de revisá-lo.
• Colocar intenções vagas no calendário. Use-o para coisas que de fato acontecem em um dia ou horário, ou você vai deixar de acreditar nele.
• Montar o sistema perfeito. Mais listas e etiquetas não ajudam se o seu tempo vai todo em cuidar delas.

#Quando não é a ferramenta certa

• Quando você tem poucos compromissos. Uma lista curta basta.
• Para trabalho compartilhado com uma equipe. O GTD é pessoal. O trabalho compartilhado precisa de um quadro compartilhado.
• Quando o seu problema é escolher entre objetivos. O GTD organiza o trabalho, mas não diz o que merece esse trabalho. Combine-o com a matriz de Eisenhower.
• Quando o custo de manter o sistema é justamente o que você evita. Um método mais leve dura mais.

#No Prior

O Prior não segue o GTD à risca. Os passos se encaixam assim.

Alguns detalhes:

• Não há uma caixa de entrada de tarefas separada. Uma tarefa que você adiciona começa como próxima ação (o menu de estados a chama de A fazer). O estado Caixa de entrada é para as tarefas que você ainda não esclareceu: ele aparece como um grupo próprio em Todas as tarefas, e um pensamento que você deixa para depois na página Foco cai ali. A Entrada da barra lateral é o seu e-mail, não uma lista de tarefas.
• Aguardando é o estado Em espera. A página Em espera lista o que outras pessoas devem a você e há quanto tempo. Cobrar marca uma data para daqui a 2 dias, para a próxima semana ou para um dia que você escolher, ou copia uma mensagem de lembrete pronta. Recebido encerra o item.
• Algum dia/talvez é o Backlog. Na revisão semanal, Um dia limpa as datas de uma tarefa e a deixa guardada ali.
• Projetos precisam de uma próxima ação. A revisão semanal lista os projetos ativos ou planejados que não têm nenhuma tarefa aberta que você possa começar, e deixa você acrescentar uma na hora.
• Não há listas de contexto, como “no computador”. A visão Kanban de Todas as tarefas pode agrupar por projeto, prioridade ou prazo.
• Revisão. Pressione Cmd K ou Ctrl K e escolha Revisão semanal, ou espere o cartão em Hoje na sexta à tarde.

Veja Estados e caixa de entrada para o funcionamento dos estados, Captura rápida para as formas de capturar, e Revisão semanal para a revisão.